Email Trường Học Tại Mỹ: Hướng Dẫn Chi Tiết và Mẫu Thư
Viết email cho trường học tại Mỹ có thể gây bối rối nếu bạn không quen thuộc với văn hóa và quy trình ở đây. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết và các mẫu thư để giúp bạn viết email hiệu quả, chuyên nghiệp và tăng cơ hội được phản hồi tích cực.
I. Chuẩn bị trước khi viết email:
Trước khi bắt đầu viết, hãy chuẩn bị những thông tin sau:
- Tên trường: Viết đầy đủ và chính xác tên trường.
- Phòng ban/người nhận: Xác định rõ bộ phận hoặc người cụ thể bạn muốn liên hệ (ví dụ: phòng tuyển sinh, giáo vụ, bộ phận hỗ trợ sinh viên quốc tế...). Nếu không rõ, hãy tìm thông tin liên hệ trên website của trường.
- Mục đích email: Hãy xác định rõ lý do bạn viết email. Ví dụ: xin thông tin học bổng, yêu cầu tư vấn về chương trình học, đặt lịch hẹn phỏng vấn, hỏi về thủ tục nhập học,...
- Thông tin cá nhân: Chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân của bạn như tên, số điện thoại, email, quốc tịch, và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
- Thông tin hỗ trợ: Chuẩn bị sẵn các tài liệu hỗ trợ như bảng điểm, thư giới thiệu, chứng chỉ tiếng Anh (nếu cần).
II. Cấu trúc email:
Một email chuyên nghiệp cần có cấu trúc rõ ràng gồm các phần sau:
-
Chủ đề (Subject): Chủ đề ngắn gọn, súc tích và phản ánh chính xác nội dung email. Ví dụ: "Inquiry about [Chương trình học] program", "Application for [Học bổng] scholarship", "Request for a meeting". Hãy tránh những chủ đề chung chung như "Hello" hoặc "Question".
-
Lời chào: Sử dụng lời chào trang trọng như "Dear [Tên người nhận]", hoặc "Dear [Tên phòng ban]". Nếu không biết tên người nhận, bạn có thể dùng "To Whom It May Concern".
-
Thân thư: Đây là phần quan trọng nhất của email. Hãy trình bày vấn đề một cách rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự. Chia nhỏ nội dung thành các đoạn văn ngắn dễ đọc. Hãy nhớ:
- Giới thiệu bản thân: Nêu rõ bạn là ai và lý do bạn liên hệ.
- Trình bày vấn đề: Mô tả chi tiết vấn đề bạn muốn hỏi hoặc yêu cầu.
- Đính kèm tài liệu: Nếu cần, hãy nêu rõ các tài liệu bạn đã đính kèm.
- Kêu gọi hành động: Hãy nêu rõ bạn mong muốn trường trả lời như thế nào và trong thời gian bao lâu.
-
Lời kết: Sử dụng lời kết lịch sự như "Sincerely," "Regards," hoặc "Best regards,".
-
Chữ ký: Thêm chữ ký với đầy đủ thông tin liên hệ của bạn.
III. Mẫu email:
Mẫu 1: Xin thông tin về chương trình học:
Subject: Inquiry about Master's Program in Computer Science
Dear Admissions Office,
My name is [Tên bạn], and I am writing to inquire about the Master's program in Computer Science at [Tên trường]. I am a [Quốc tịch] citizen and I am interested in learning more about the program's curriculum, admission requirements, and scholarship opportunities.
Could you please provide me with more information regarding the program? I am particularly interested in [Lĩnh vực cụ thể].
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên bạn] [Số điện thoại] [Email]
Mẫu 2: Yêu cầu đặt lịch hẹn phỏng vấn:
Subject: Interview Request - [Tên bạn] - [Chương trình học]
Dear [Tên người nhận],
My name is [Tên bạn], and I have applied for the [Chương trình học] program at [Tên trường]. My application ID is [Mã số ứng viên].
I would like to request an interview to discuss my application further. Please let me know your availability in the coming weeks.
Thank you for your time and consideration.
Sincerely,
[Tên bạn] [Số điện thoại] [Email]
IV. Những điều cần lưu ý:
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Hãy chắc chắn rằng email không có lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: Tránh sử dụng ngôn ngữ thân mật hoặc không trang trọng.
- Tránh gửi email quá dài: Hãy giữ email ngắn gọn và dễ đọc.
- Kiểm tra lại email trước khi gửi: Đảm bảo rằng bạn đã gửi email đến đúng người và địa chỉ email chính xác.
Việc viết email hiệu quả là một kỹ năng quan trọng khi bạn muốn liên hệ với các trường học tại Mỹ. Hãy áp dụng những hướng dẫn và mẫu thư trên để tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội thành công. Chúc bạn may mắn!
